W celu usprawnienia funkcjonowania firm zostały stworzone specjalne systemy i programy umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów. Elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów księgowych jest w porównaniu z obiegiem papierowym znacznie efektywniejszy – przynosi oszczędności i zmniejsza ilość błędów dokonywanych przy rozliczeniach.
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych rozpoczyna się od sortowania papierowych dokumentów i skanowania ich. Następnie specjalne oprogramowanie, wykorzystując technologię OCR, odczytuje zapisane w dokumentach dane. Są one następnie weryfikowane przez specjalne algorytmy sprawdzające, możliwa jest także ręczna ich korekta. Skuteczność odczytywania danych przez system wynosi około 90%.
Tak przygotowane dokumenty w formie elektronicznej trafiają do systemu finansowo-księgowego firmy i obiegu elektronicznego w ramach firmy. Dzięki wprowadzaniu dokumentów do systemu elektronicznego zwiększa się ich dostępność i przejrzystość danych, co pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na ich analizę.
