System zarządzania dokumentami

W biurze zalega zwykle mnóstwo dokumentów. Na półkach piętrzą się one w nieuporządkowanych stertach. Każda szafka zajęta jest przez mnóstwo papierów. Czasem całkiem spore stosy dokumentacji lądują z braku innego miejsca na podłodze. Taki bałagan to znak, że system zarządzania dokumentami nie działa prawidłowo lub w ogóle jest go brak. W takiej sytuacji konia z rzędem temu, kto potrafi szybko znaleźć konkretny dokument w momencie gdy jest on akurat niezbędny. Zwykle takie poszukiwania wyglądają w ten sposób, że papierzyska przerzucane są z kąta w kąt tworząc jeszcze większy chaos. Faktury za paliwo mieszają się z podaniami oraz wnioskami od petentów. Zaświadczenia leżą na półce wraz z notatkami służbowymi. Co gorsza prywatne zapiski pracowników trafić mogą do dokumentacji zamówionej przez klientów z ważnej, liczącej się na rynku firmy. W takim bałaganie naprawdę ciężko odnaleźć to co na tą chwilę jest niezbędne. Generuje to niepotrzebny stres, zgrzyty pomiędzy pracownikami oraz zepsutą atmosferę